In ufficio si perdono circa 16 ore a settimana a causa di queste 5 attività (e ci sono anche le call)
Migliorare i flussi? Sì, ma fino a un certo punto: secondo Microsoft gli impiegati perdono mediamente una giornata e mezzo di produttività. Yousign tira fuori la top 5 delle attività "mangiatempo" e, sì, ci sono anche le call.
Qualcuno le benedice, altri le maledicono, per qualche impiegato sono la dimostrazione di aver lavorato l’intera giornata con tanto di calendario digitale tutto occupato alla mano e per altri invece si rivelano spesso una completa perdita di tempo, specialmente quando possono essere sintetizzate in poche righe di e-mail come nei bei tempi che furono. Parliamo delle call, entrate prepotentemente nella vita dei lavoratori italiani quando la pandemia ha accelerato determinati processi a onor del vero già avviati.
Ebbene, ci sono anche le riunioni virtuali tra le maggior cause di perdita di tempo in ufficio. Lo afferma Yousign, piattaforma SaaS di firma elettronica in Europa nata con l’obiettivo di dematerializzare 2,5 milioni di documenti in Italia. Yousign si riaggancia a dati Microsoft che stimano in 16 ore la media di tempo perso a dipendente (dati che nascono principalmente dall’utilizzo delle piattaforme della software house).
Ma quali attività di fatto possono definirsi “mangiaproduttività“, al contrario di quanto si speri (e si aspetti)? Ecco la top 5 di Yousign.
1. Gestione delle pratiche documentali
Inutile dire che al primo posto Yousign abbia inserito il core business della sua attività. Ma chiunque abbia vissuto la vita d’ufficio non può che dar ragione alla compagnia: processare i documenti. Attività indispensabile, spesso mai del tutto migliorata nei flussi al grido di “sono anni che facciamo così“, quello di processare i documenti impatta per circa 8 ore a settimana nei “dipartimenti di corporate services, come per esempio le risorse umane, l’amministrazione o procurement, ovvero l’ufficio acquisti” afferma Fabian Stanciu, Country Manager Italia e Head of International di Yousign. In questo senso, l’utilizzo di tecnologie di IA (intelligenza artificiale) in futuro potrebbe avere un grosso impatto. Anzi, più che in futuro già da ora.
2. Riunioni e web meeting
Diciamo la verità: la situazione è scappata di mano a parecchi. Le cosiddette call valgono per Yousign 7 ore e mezza di tempo perso a settimana. Non parliamo solo del fatto che spesso le call si prolungano o mostrino qualche difetto di valutazione della necessità delle stesse. A questi risaputi problemi che ormai caratterizzano la vita di parecchi dipendenti di uffici va aggiunta tutta l’attività complessa per organizzare tali call, procedere agli inviti, matchare i calendari e le restanti tonnellate di mail tra debrief e recap.
3. Email
Leggere e scrivere email è un lavoro nel lavoro. In generale, scrivere richiede concentrazione e tra trilli, alert e telefoni impazziti questa concentrazione tende a crollare facilmente al ritmo della vita moderna. Causando rallentamenti, mail in attesa di essere completate e dimenticate per sempre, errori in CC che bloccano interi flussi. Yousign afferma che “secondo un recente studio il nostro cervello una volta che si è distratto dal compito che stava eseguendo per leggere l’email ci metterebbe in media circa 23 minuti per riuscire a concentrarsi nuovamente e completamente sul suo compito”. Insomma, un’infinità: il tempo perso a causa delle email si stima in 9 ore a settimana.
4. Preparazione di presentazioni aziendali e tabelle
Si potrebbe addirittura dire che fa parte della vera parodia del mondo del lavoro moderno: tutti presentano cose, ma chi le fa fattivamente? Secondo Yousign il 43% del tempo dei poveri malcapitati che hanno il dovere o la necessità di occuparsi anche di pitch e presentazioni aziendali viene impegnato nella realizzazione degli stessi, a scapito chiaramente del “core” degli impegni dello stesso professionista a cui finisce per essere dedicato un tempo definito “solo residuale”. In pratica, si rischia di perdere più tempo a spiegare il lavoro che a farlo davvero. Ore perse così, stando alle stime della società, sono almeno 8 a settimana.
5. Recupero crediti
Chiudiamo questa breve rassegna con un vero punto dolente, in particolare per i responsabili finanziari e commerciali a vario titolo delle aziende. Non solo i cattivi pagatori rovinano piani e bilanci, ma ci rubano anche tempo prezioso da dedicare ad altre attività. Per Yousign, parliamo di 2 ore a settimana.