“La contabilità non deve rincorrere l’azienda, deve darle struttura”: parola di CFO

Si parla molto di trasformazione digitale dell’area amministrativa, di automazione e di cruscotti direzionali. Si parla molto meno di ciò che rende davvero affidabile un’AFC: la coerenza tra anagrafiche, scadenzario, partite aperte e flussi bancari. È la differenza tra un’azienda che produce report a fine mese e un’azienda che sa, ogni mattina, qual è la propria posizione finanziaria netta.

Ne abbiamo parlato con Salvatore Somma, CFO di Fortress Lab, società partner DocFinance specializzata nell’integrazione tra SAP Business One e tesoreria evoluta.

Negli ultimi anni la digitalizzazione dell’area AFC è diventata un tema centrale, ma molte aziende continuano a vivere la contabilità come un’attività lenta e frammentata. Perché accade?
“Perché in molte realtà si è intervenuti sugli strumenti senza intervenire prima sui processi. È il punto da cui parte tutto il resto. Si introduce un ERP nuovo, un modulo di tesoreria, una piattaforma di reportistica, ma si lasciano l’anagrafica fornitori, lo scadenzario clienti e le riconciliazioni bancarie a vivere ognuno secondo logiche proprie, spesso ereditate da anni di lavoro stratificato.

Il risultato è quasi sempre lo stesso. La contabilità chiude i conti a fine mese, la tesoreria lavora su un foglio Excel parallelo, il controllo di gestione costruisce report ricomponendo dati che hanno già perso allineamento. A quel punto l’AFC smette di svolgere una funzione di governo e inizia a rincorrere l’operatività, perché non c’è un’infrastruttura che tenga insieme i numeri”.

Quindi il problema non è solo tecnologico?
“Ridurre tutto alla tecnologia è uno degli errori più diffusi. La tecnologia abilita, ma non sostituisce il disegno organizzativo. Se i processi non sono strutturati, il software finisce per digitalizzare le inefficienze esistenti, soltanto più velocemente.

Vediamo aziende con cinque o sei conti correnti monitorati ciascuno a sé, condizioni bancarie mai verificate da anni, partite aperte riconciliate manualmente sulla base di estratti conto stampati. Apparentemente tutto funziona. In realtà il sistema produce un effetto molto serio: la perdita di fiducia nel dato.

Quando il management non si fida completamente dei numeri, il processo decisionale rallenta. Si chiedono validazioni continue, la tesoreria lavora su informazioni parziali, la contabilità assorbe attività correttive che dovrebbero essere automatiche. Il dato esiste, ma non è ancora abbastanza affidabile per diventare leva strategica”.

In questo scenario, che ruolo assume DocFinance?
“DocFinance diventa realmente strategico quando smette di essere percepito come un applicativo di tesoreria operativa e viene inserito in un’architettura integrata di governo finanziario. La differenza è netta. Una tesoreria tradizionale lavora a consuntivo: saldi, scadenze e movimenti bancari registrati a posteriori. Una tesoreria evoluta deve fare tre cose insieme: riconciliare automaticamente ogni movimento bancario con le partite aperte, costruire un cash flow previsionale che usi lo scadenzario reale dell’ERP, controllare le condizioni applicate dalle banche commissione per commissione e valuta per valuta.

L’integrazione con SAP Business One è il punto in cui questa architettura si chiude. Quando DocFinance dialoga correttamente con SAP B1, lo scadenzario clienti e fornitori diventa la fonte unica del previsionale di cassa, il movimento bancario in arrivo via CBI rientra in automatico sulla partita aperta corretta, l’esito torna in SAP B1 senza che nessuno debba ribattere nulla. È in quel momento che il dato operativo, contabile e finanziario smette di essere ricostruito ogni volta e inizia a scorrere lungo tutto il ciclo.

L’aspetto molto importante dell’integrazione tra SAPB1 e Doc Finance è la riconciliazione con la chiusura delle partite corrette in contabilità, quindi sempre aggiornato in maniera corretta lo scadenzario ed i saldi delle banche”.

Molti imprenditori continuano però a percepire la contabilità come un obbligo più che come una leva strategica…
“Perché storicamente è stata utilizzata così. Per anni la funzione amministrativa è stata considerata un’area di registrazione e adempimento, e in molte aziende lo è ancora. Oggi però il contesto richiede qualcosa di diverso. Un imprenditore ha bisogno di leggere DSO, DPO, ciclo del capitale circolante e posizione finanziaria netta in qualsiasi momento, non a chiusura di esercizio.

Una contabilità efficace non è quella che produce dati corretti il quindici del mese successivo. È quella che genera informazioni coerenti durante il ciclo operativo, in modo che la tesoreria possa pianificare, il controllo di gestione possa misurare e la direzione possa decidere. Quando questo non accade, l’amministrazione diventa il punto in cui si accumulano le inefficienze degli altri reparti: errori da correggere, scadenze da sistemare, anagrafiche da allineare. Quando invece il processo è strutturato, la contabilità smette di essere un vincolo operativo e diventa l’infrastruttura su cui si legge l’azienda”.

Quanto conta, quindi, la standardizzazione dei processi?
“Conta più di quanto si pensi, e viene ancora interpretata nel modo sbagliato. Standardizzare non significa irrigidire. Significa fare in modo che un’anagrafica fornitore esista una volta sola, che un IBAN sia validato all’origine, che una modalità di pagamento abbia un codice univoco, che una scadenza sia nominata sempre allo stesso modo. Sembrano dettagli, ma è esattamente su questi dettagli che si gioca la possibilità di automatizzare la riconciliazione bancaria.

Quando i flussi non sono strutturati, ogni funzione lavora con logiche proprie. L’ufficio acquisti registra un fornitore in un modo, la contabilità lo trova scritto in un altro, la banca riceve un pagamento intestato in un terzo. Le riconciliazioni saltano, gli abbinamenti automatici si fermano, e si torna agli Excel di controllo, alle estrazioni parallele, alle verifiche manuali. Sono attività che vengono considerate normali, ma sono il sintomo di un processo che non sta più garantendo continuità.

Quando invece l’azienda lavora correttamente sulla standardizzazione, l’integrazione tra SAP Business One e DocFinance può davvero esprimere il suo valore. Lo scadenzario è coerente, la riconciliazione bancaria gira automatica, il cash flow previsionale si aggiorna ogni giorno con lo scadenzario reale e con i movimenti effettivamente transitati. È il modo in cui lavoriamo in Fortress Lab: prima i processi, poi l’integrazione tecnologica”.

Qual è oggi, secondo lei, il vero obiettivo di un progetto AFC evoluto?
“Mettere il CFO nella condizione di rispondere a una domanda semplice in qualsiasi momento: qual è oggi la posizione finanziaria netta dell’azienda e qual è la previsione a tre, sei e dodici mesi. Per arrivarci serve che ERP e tesoreria parlino la stessa lingua, che lo scadenzario sia coerente con i flussi bancari e che le anagrafiche siano allineate. Quando questo accade, l’AFC smette di lavorare a posteriori e inizia a lavorare in anticipo”.